In een steeds complexere en dynamischer wordende wereld is het voor organisaties cruciaal om effectief kennis te delen en te benutten van elkaar. Zeker voor organisaties zoals gemeentes en Sociale Diensten, die vaak bestaan uit veel verschillende afdelingen met allemaal eigen expertises. Een veelvoorkomende klacht vanuit burgers is dat de dienstverlening die zij nodig hebben van onvoldoende kwaliteit is, niet uniform uitgevoerd wordt en/of niet efficiënt genoeg verloopt: het welbekende fenomeen “van het kastje naar de muur gestuurd worden”. Dit willen we natuurlijk voorkomen! Maar hoe zorg je er als organisatie voor dat je experts, specialisten, ervaren medewerkers, innovatieve nieuwe collega’s hun kennis blijven uitdragen en overdragen? Hoe verliezen zij elkaar in grote organisaties niet uit het oog en blijven zij toegankelijk voor elkaar, om hulp te durven vragen wanneer nodig?

Enerzijds natuurlijk door innovatieve technologie. Zo worden er steeds meer geavanceerde digitale platforms geïntroduceerd die samenwerking en communicatie tussen verschillende afdelingen bevorderen. Met functies zoals documentbeheersystemen, interactieve forums en real-time communicatietools. Door deze technologieën kunnen medewerkers snel en eenvoudig toegang krijgen tot relevante informatie en expertise binnen de organisatie.

Anderzijds ligt er een enorme kracht in het bevorderen van een ‘cultuur’ van kennisdeling en het overwinnen van de barrières voor kennisdeling, zoals solistisch-denken of een gebrek aan vertrouwen tussen afdelingen. Laat dat nou net écht zo’n thema zijn voor onze adviseurs en trainers van ZINZIZ!

Zo hebben we bijvoorbeeld vorige maand workshops verzorgd bij de Sociale Dienst Drechtsteden aan een groep (zeer) ervaren medewerkers, die toch nieuwsgierig/zoekende waren naar vormen van interne kennisdeling binnen de organisatie. Tijdens die workshops hebben we het gehad over de verschillen tussen formeel en informeel leren, met de focus op manieren om collega’s elkaar onderling iets te laten leren. Hierbij is het van belang dat je rekening houdt met de verbinding met en de veiligheid van de ander én dat feedback (zowel negatief als positief) constructief gegeven wordt. Daar hebben de mensen van Drechtsteden ook zeker mee geoefend. Ook met het voorkomen van valkuilen, zoals de ‘reparatiereflex’, waardoor het doel van interne kennisdeling en iemands leerdoelen vaak niet tot zijn recht komt.

Tijdens de inspiratiesessies hebben de medewerkers van Drechtsteden natuurlijk ook zelf gebrainstormd over manieren van kennis delen en het ophalen van expertise-kennis. Variërend van het organiseren van een uniforme inwerkwijze/casuïstiek/intervisie, tot het uitnodigen van collega’s voor themalunches/kennisquiz/meeloopdagen/buddy’s on the job. Zij gaan er nu enthousiast mee aan de slag, mooi om te zien!

Maar moet er dan altijd iets georganiseerd worden voordat je van elkaar kunt leren? Nee hoor! Met simpelweg je ‘flexplek’ die dag op een andere afdeling zoeken kom je ook al een eind. Of delete dat honderdste mailtje met een vraag en bel gewoon rechtstreeks een collega op. Grote kans dat er dan al meer ruimte ontstaat om elkaar, en elkaars expertises, beter te leren kennen en te benutten. Kun je hier als organisatie wel wat hulp en inspiratie bij gebruiken? Mail ons gerust voor vragen of overleg over onze mogelijkheden via sofie@zinziz.nl of anner@zinziz.nl.

Wanneer heb jij voor het laatst feedback ontvangen waar je écht wat aan had? Bij feedback denken we al snel aan iemand die ons vertelt wat we allemaal NIET goed doen. Het is maar de vraag of daarmee ons gedrag verandert. Bij ZINZIZ werken we in onze trainingen regelmatig met de techniek van het geven van gerichte, positieve feedback. We delen graag een aantal tips waarmee jij voortaan het soort feedback geeft waar mensen wél op zitten te wachten:

• Formuleer de feedback positief. Niks is zo demotiverend als horen wat je allemaal niet goed doet. Door feedback te geven op de momenten dat iemand juist wel het gewenste gedrag vertoont, versterk je iemand in zijn geloof in eigen kunnen. Dit geloof is cruciaal als het gaat om het (blijven) vertonen van het gewenste gedrag.
• Weet welk doel je wil bereiken. Het is moeilijk te weten of feedback effectief is, als je geen idee hebt wat je ermee wil bereiken. Daar zit meteen de valkuil van veel vormen van feedback: het is niet altijd gericht op een duidelijk doel. Wil je bijvoorbeeld dat iemand meer doorzettingsvermogen laat zien? Wees dan alert op situaties waarin iemand dit gedrag laat zien. Geef iemand bijvoorbeeld feedback op het moment dat hij/zij na afwijzingen op sollicitatiebrieven toch is doorgegaan met brieven schrijven.
• Geef gerichte en concrete feedback. Het is de uitdaging om feedback concreet te maken. Veel positieve feedback blijft algemeen van aard. Het compliment “goed gedaan!” is daar misschien wel het meest voorkomende voorbeeld van. Wát heeft iemand precies goed gedaan? Hoe duidelijker je dit weet te verwoorden, hoe meer de ontvanger van jouw feedback op kan steken. Een voorbeeld is: “Wat ontzettend mooi om te horen dat je bent gaan inventariseren welke cursussen er zijn die gericht zijn op omgaan met geld”.
• Maak de feedback persoonlijk relevant. Als laatste tip willen we meegeven dat feedback effectiever wordt als deze persoonlijk relevant wordt gemaakt. Dat wil zeggen: wanneer deze wordt gelinkt aan een eigenschap, waarde of doelen van degene aan wie de feedback gericht is. Op die manier wordt de feedback geloofwaardiger en heeft het meer impact op iemands zelfvertrouwen.

Ben je benieuwd hoe wij gerichte positieve feedback inzetten in onze trainingen en wat we daarmee bereiken? Neem dan contact op met een van onze trainers via stefanie@zinziz.nl.